Règlement intérieur de l’UAI

Pékin, 21 août 2012

Mise à jour : Vienne, 31 août 2018

Sommaire :

I. ADHÉSION 
II. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
III. COMITÉ SPÉCIAL DES NOMINATIONS
IV. MEMBRES DU BUREAU ET COMITÉ EXÉCUTIF
V. DIVISIONS SCIENTIFIQUES
VI. COMMISSIONS SCIENTIFIQUES
VII. ADMINISTRATION ET FINANCES 
VIII. CLAUSES FINALES

I. ADHÉSION

1. Une demande d’adhésion à l’Union en qualité de Membre national doit être soumise au Secrétaire général par l’organisation demandeuse au moins huit mois avant l’Assemblée générale ordinaire suivante.
2. Le Comité exécutif examine la demande et résout toute question en suspens concernant la nature du Membre national proposé et la catégorie d’adhésion (§ VII.25). Il transmet la demande à l’Assemblée générale afin que celle-ci prenne sa décision, en l’accompagnant de sa recommandation quant à son approbation ou son rejet.
3. Le Comité exécutif examine chaque proposition de Membre national et l’invite éventuellement à changer sa catégorie d’adhésion à un niveau plus approprié. Si le Comité exécutif ne peut approuver la demande, l’une ou l’autre des parties peut soumettre la question à l’Assemblée générale suivante.
4. Les Membres individuels, les Membres juniors et les Membres honoraires sont admis par le Comité exécutif sur proposition par un Membre national ou le Président d’une Division. Le Comité exécutif publie les critères et procédures d’adhésion, et consulte le Comité d’admission avant d’admettre de nouveaux membres.

II. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

5. L’Assemblée générale ordinaire se réunit, en règle générale, une fois tous les trois ans. Si le lieu et la date de l’Assemblée générale ordinaire n’ont pas été fixés par l’Assemblée générale précédente, ils le sont par le Comité exécutif et sont communiqués aux Membres nationaux au minimum un an à l’avance.
6. Le Président peut convoquer une Assemblée générale extraordinaire avec l’autorisation du Comité exécutif, et doit le faire à la demande d’au moins un tiers des Membres nationaux. La date, le lieu et l’ordre du jour d’une Assemblée générale extraordinaire doivent être communiqués à tous les Membres nationaux au minimum deux mois avant le premier jour de l’Assemblée.
7. Les points devant être examinés par l’Assemblée générale sont transmis par les personnes concernées selon les modalités ci-après, le délai s’entendant à partir du premier jour de l’Assemblée générale : 
1. une motion visant à modifier les Statuts ou le Règlement intérieur peut être soumise par un Membre national ou par le Comité exécutif. Elle doit être adressée au Secrétaire général au minimum neuf mois à l’avance et transmise, avec la recommandation du Comité exécutif quant à son adoption ou son rejet, aux Membres nationaux au minimum six mois à l’avance.
2. Le Secrétaire Général diffuse le budget prévisionnel préparé par le Comité exécutif aux Membres nationaux à-peu-près six mois à l’avance (en générale début de Mars). Toute motion visant à modifier ce budget, ou toute autre question y afférente, doit être soumise au Secrétaire général au minimum quatre mois à l’avance (en générale mi-Avril). Le Comité exécutif décide de modifier ou non le budget en conséquence, l’éventuelle version révisée devant être diffusée aux Membres nationaux à-peu-près quatre mois à l’avance (en générale fin Avril apres le meeting du Comité exécutif). Si le Comité exécutif décide de rejeter la motion, celle-ci doit néanmoins être soumise à l’Assemblée générale accompagnée des motifs de son rejet.
3. Toute motion ou proposition concernant l’administration de l’Union, et n’ayant pas d’incidence sur le budget, présentée par un Membre national ou par le Comité d’organisation d’une Division scientifique de l’Union, est inscrite à l’ordre du jour de l’Assemblée générale, à condition qu’elle soit soumise au Secrétaire général, en des termes spécifiques, au minimum six mois à l’avance.
4. Toute motion à caractère scientifique soumise par un Membre national, par une Division scientifique de l’Union, ou par un Programme ou un Comité scientifique de ISC au sein duquel l’Union est représentée officiellement, est inscrite à l’ordre du jour de l’Assemblée générale, à condition qu’elle soit soumise au Secrétaire général, en des termes spécifiques, au minimum six mois à l’avance.
5. L’ordre du jour complet, incluant toutes ces motions ou propositions, est préparé par le Comité exécutif et soumis aux Membres nationaux au minimum quatre mois à l’avance.
8. Le Président peut inviter des représentants d’autres organisations, des scientifiques actifs dans des domaines connexes et de jeunes astronomes à participer à l’Assemblée générale. Avec l’accord du Comité exécutif, le Président peut autoriser le Secrétaire général à inviter des représentants d’autres organisations, et les Membres nationaux ou autres organes de l’UAI appropriés à inviter des scientifiques actifs dans des domaines connexes et de jeunes astronomes.

III. COMITÉ SPÉCIAL DES NOMINATIONS

9. Le Comité spécial des nominations est constitué du Président et de l’ancien Président de l’Union, d’un membre proposé par le Comité exécutif sortant, et de quatre membres sélectionnés par les représentants des Membres nationaux parmi les candidats (jusqu’à douze) proposés par les Présidents de Division, en tenant dûment compte d’une répartition appropriée dans les principaux domaines de l’astronomie. 
1. À l’exception du Président et de l’ancien Président immédiat, les membres actuels et anciens du Comité exécutif ne peuvent siéger dans le Comité spécial des nominations. Deux membres du Comité spécial des nominations ne peuvent provenir du même pays ou du même Membre national.
2. Le Secrétaire général et le Secrétaire général adjoint participent aux travaux du Comité spécial des nominations en qualité de conseillers, et le Président désigné peut participer en qualité d’observateur.
10. Le Comité spécial des nominations est instauré par l’Assemblée générale dont il dépend directement. Il démarre ses activités immédiatement après la fin de l’Assemblée générale et les mène jusqu’à la fin de l’Assemblée générale ordinaire suivant celle de sa nomination, et il peut combler toute vacance se produisant parmi ses membres.

IV. MEMBRES DU BUREAUET COMITÉ EXÉCUTIF

11. Mandat :
1. Le Président de l’Union demeure en poste jusqu’à la fin de l’Assemblée générale ordinaire suivant celle de son élection, puis le Président désigné lui succède.
2. Le Secrétaire général et le Secrétaire général adjoint demeurent en poste jusqu’à la fin de l’Assemblée générale ordinaire suivant celle de leur élection. Normalement, le Secrétaire général adjoint succède au Secrétaire général, mais ces deux membres du Bureau peuvent être réélus pour un autre mandat.
3. Les Vice-Présidents demeurent en poste jusqu’à la fin de l’Assemblée générale ordinaire suivant celle de leur élection. Ils peuvent être immédiatement réélus une fois à la même fonction.
4. Les élections ont lieu au cours de la dernière session de l’Assemblée générale, les noms des candidats proposés ayant été annoncés au cours d’une session préalable.
12. Le Comité exécutif peut combler toute vacance se produisant parmi ses membres. Toute personne ainsi nommée demeure en poste jusqu’à la fin de l’Assemblée générale ordinaire suivante.
13. Les anciens Président et Secrétaire général deviennent conseillers du Comité exécutif jusqu’à la fin de l’Assemblée générale ordinaire suivante. Ils participent aux activités du Comité exécutif et assistent à ses réunions sans droits de vote.
14. Le Comité exécutif établit des Règles de travail en vue de préciser l’application des Statuts et du Règlement intérieur. Ces Règles de travail doivent inclure les critères et procédures selon lesquels le Comité exécutif étudie les demandes d’adhésion en tant que Membre individuel ou junior ; le mandat standard des Commissions scientifiques de l’Union ; les règles d’administration des affaires financières de l’Union par le Secrétaire général et les procédures selon lesquelles le Comité exécutif peut mener ses activités par des moyens de correspondance électroniques ou autres. Les Règles de travail font l’objet d’une diffusion électronique et sont publiées dans les Transactions de l’Union.
15. Le Comité exécutif nomme les représentants officiels de l’Union auprès d’autres organisations scientifiques.
16. Les Membres du Bureau et du Comité exécutif ne peuvent être tenus individuellement ou personnellement responsables pour toute réclamation ou toutes poursuites qui seraient engagées à l’encontre de l’Union.

V. DIVISIONS SCIENTIFIQUES

17. Les Divisions de l’Union poursuivent les objectifs scientifiques de l’Union dans leurs domaines d’astronomie respectifs. Les activités correspondantes incluent l’encouragement et l’organisation de travaux de recherche collectifs, et la discussion de questions en rapport avec les accords internationaux, la coopération ou la normalisation. Les Divisions rendent compte à chaque Assemblée générale des activités qu’elles ont menées et des initiatives qu’elles ont prises.
18. Chaque Division scientifique comprend : 
1. un Comité de pilotage, constitué normalement de 6 à 12 personnes, dont le Président et le Vice-Président de la Division, et un Secrétaire de Division nommé par le Comité de pilotage parmi ses membres. Le Comité de pilotage est responsable de la conduite des activités de la Division ;
2. les membres de l’Union acceptés par le Comité de pilotage en reconnaissance de leurs expériences et intérêts particuliers.
19. Normalement, le Vice-Président succède au Président de la Division à la fin de l’Assemblée générale suivant leur élection, mais tous les deux peuvent être réélus pour un second mandat. Avant chaque Assemble générale, le Comité de pilotage organise une élection parmi les membres, par des moyens électroniques ou autres adaptés à sa structure scientifique, d’un nouveau Comité de pilotage devant prendre ses fonctions pour le mandat suivant. Les procédures d’élection doivent, dans la mesure du possible, être similaires parmi les Divisions et sont approuvées par le Comité exécutif.
20. Chaque Division scientifique peut structurer ses activités scientifiques en créant plusieurs Commissions. Afin de suivre l’évolution de son domaine d’astronomie, la Division doit déterminer, avant chaque Assemblée générale, si sa structure en Commissions sert au mieux son objectif. Elle doit ensuite présenter au Comité exécutif, pour approbation, ses propositions de création, maintien ou suppression de Commissions.
21. Avec l’approbation du Comité exécutif, une Division peut constituer des Groupes de travail chargés d’étudier des questions scientifiques bien définies et d’en rendre compte à la Division. Sauf s’ils sont spécifiquement réinstaurés par la même procédure, ces Groupes de travail cesseront d’exister lors de l’Assemblée générale qui suit immédiatement.

VI. COMMISSIONS SCIENTIFIQUES

22. Une Commission scientifique comprend : 
1. un Président, un Vice-Président et un Comité d’organisation constitué de 4 à 8 personnes élues par les membres de la Commission, sous réserve de l’approbation du Comité de pilotage de la Division. De plus, un Secrétaire de Commission sera nommé par le Comité d’organisation parmi ses membres ;
2. les membres de l’Union acceptés par le Comité d’organisation en reconnaissance de leurs expériences et intérêts particuliers.
23. Une Commission est initialement créée pour une période de six ans. La Division mère peut recommander son maintien durant des périodes additionnelles de trois ans, si une justification suffisante de son maintien est présentée à la Division et au Comité exécutif. Les activités d’une Commission sont régies par son mandat, lequel est basé sur un modèle standard publié par le Comité exécutif et approuvé par la Division.
24. Avec l’approbation de la Division, une Commission peut constituer des Groupes de travail chargés d’étudier des questions scientifiques bien définies et d’en rendre compte à la Commission. Sauf s’ils sont spécifiquement réinstaurés par la même procédure, ces Groupes de travail cesseront d’exister lors de l’Assemblée générale qui suit immédiatement.

VII. ADMINISTRATION ET FINANCES

25. Chaque Membre national paie chaque année à l’Union un nombre d’unités de cotisation correspondant à sa catégorie telle que spécifiée ci-après. Les Membres nationaux ayant un statut temporaire paient chaque année une demi-unité de cotisation, et ceux ayant un statut d’observateur n’en paient aucune.

    Catégories telles que mentionnées au point 10 des Statuts
    I	II	III	IV	V	VI	VII	VIII	IX	X	XI	XII
    1	2	4	6	10	14	20	27	35	45	60	80
    Nombre d’unités de cotisation

26. Les revenus de l’Union doivent être utilisés pour atteindre ses objectifs, notamment :
1. la promotion d’initiatives scientifiques nécessitant une coopération internationale ;
2. la promotion de l’enseignement de l’astronomie et de son développement dans le monde entier ;
3. la couverture des coûts des publications et d’administration de l’Union.
27. Les fonds provenant de donations doivent être strictement utilisés conformément aux instructions du ou des donateur(s). De telles donations et les conditions associées sont approuvées par le Comité exécutif.
28. Le Secrétaire général est le représentant légal de l’Union. Il est responsable vis-à-vis du Comité exécutif de ne pas engager de dépenses supérieures au montant spécifié dans le budget tel qu’approuvé par l’Assemblée générale.
29. Le Secrétaire général doit consulter le Comité des finances (cf. Statuts, § 13.d) lors de la préparation des comptes et des propositions de budget de l’Union, et sur toute autre question importante pour la santé financière de l’Union. Les commentaires et avis du Comité des finances doivent être mis à disposition des Membres du Bureau et du Comité exécutif conformément aux Règles de travail. 
30. Un Bureau administratif, sous la direction du Secrétaire général, assure la correspondance, administre les fonds, et veille à la préservation des archives de l’Union.
31. L’Union a un droit d’auteur sur tous les éléments imprimés dans ses publications, sauf disposition contraire.

VIII. CLAUSES FINALES

32. Le présent Règlement intérieur entre en vigueur le 21 août 2012.
33. Le présent Règlement intérieur est publié en français et en anglais. À toutes fins juridiques, la version française fait autorité.